При работе с компанией, предоставляющей некачественные услуги безопасности, наступает момент, когда такие услуги сказываются на деятельности вашей компании. Смена контрагента может стать еще более сложной задачей. Ниже представлены несколько советов от ИА “БЕЗОПАСНОСТЬ БИЗНЕСА”, которые помогут избежать распространенных ошибок, при переходе к новому поставщику услуг безопасности.
СОВЕТ №1: Не спешите с выбором контрагента
Решение о переходе на нового поставщика услуг безопасности – нелегкая задача. Сложность заключается не только в поиске надежного контрагента, услуги которого соответствуют всем стандартам, но и одновременное расторжение контракта со старым контрагентом. Необходимо учитывать, как отличаются условия контракта нового контрагента, сколько времени займет процесс перехода и есть ли у вас на это время. Возможно, вам повезет с первым попавшимся контрагентом, который на первый взгляд вам идеально подходит, но чаще всего слишком поспешные действия могут привести к негативным последствиям.
СОВЕТ № 2: Составьте список того, что важно для безопасности вашей компании
Есть ли у вашей компании стандарты, которым необходимо соответствовать при поиске сторонних поставщиков услуг безопасности? Лучше всего составить рекомендации наиболее важных аспектов безопасности для вашей организации, это поможет наладить диалог с потенциальным контрагентом. К сожалению, не всегда можно узнать все нюансы при первой встрече с представителем. Уделите внимание всем важным элементам: лицензированию, страховке, опыту, качеству выполнения услуг и тд. Если вы не учтете все важные аспекты, любой быстрый переход к новому поставщику услуг безопасности может вызвать финансовые и юридические трудности.
Вот еще несколько конкретных вопросов, которые помогут вам при поиске:
- Есть ли у поставщика клиенты в вашей отрасли или хотя бы с похожими потребностями?
- Каковы их показатели удовлетворенности клиентов?
- Находятся ли они в процессе слияния или поглощения более крупной компанией?
СОВЕТ № 3: Проверьте условия расторжения контракта
Когда возникают постоянные проблемы с обслуживанием, поиск нового поставщика – наилучший вариант. Однако многие организации обнаруживают, что существуют такие пункты договора, которые значительно замедляют период расторжения контракта. При более внимательном изучении договора, который был подписан, обнаруживается пункт о том, что при желании расторгнуть договор, компания, которая пользуется услугами, должна уведомить организацию, предоставляющую услуги за 30 дней (а может быть и раньше). То есть еще 30+ дней необходимо платить за некачественное обслуживание. Поэтому внимательно подходите к изучению контракта во избежание различного рода рисков.
СОВЕТ № 4: Придерживайтесь своего бюджета
Вы можете найти самую профессиональную и хорошо подготовленную охранную компанию, которая, как вам кажется, сделает свою работу лучше всего. Однако когда вы изучаете условия работы, мелким шрифтом обнаруживается пункт, что они требуют от вас оплаты сверхурочных, оплачиваемых выходных, а их ставки превышают то, что может позволить ваш бюджет. К сожалению, это ситуация, с которой многие сталкиваются во время перехода на нового контрагента, и поскольку у вас меньше времени на принятие решений, ваш выбор ограничен.
Прежде чем остановиться на конкретной организации, обязательно запросите условия обслуживания, а также подробности, например, как долго действует предлагаемая цена. Также важно определить, какие могут быть изменения, например, как клиентам сообщается и утверждается повышение ставок обслуживания.
СОВЕТ № 5: Приоритет общего состояния безопасности
В череде договорных обязательств, переговоров, лицензирования, страхования ваша компания может стать менее защищенной. Вполне возможно, что контрагент может снизить качество охраны вашей компании после того, как получит уведомление о расторжении соглашения. Кроме того, новый поставщик также может быть не готов своевременно предоставить все услуги, как было обещано, оставив вашу компанию совершенно незащищенной. Даже если новый поставщик охранных услуг начнет работу вовремя, она все равно может не соответствовать вашим стандартам, и вам снова может быстро понадобиться новая охранная компания. Защита общего состояния безопасности вашей компании путем создания отказоустойчивых партнерских отношений будет лучшим планом действий, чтобы не столкнуться с дальнейшими проблемами обслуживания. Вы должны быть уверены, что ваш поставщик услуг безопасности является в первую очередь партнером для вас, ставящим во главу угла безопасность.
В заключение
Ответственность за безопасность, защиту и снижение рисков нельзя воспринимать легкомысленно. Учитывайте эти советы при выборе и дальнейшем сотрудничестве с новым поставщиком услуг. Если вы потратите время на выбор надежного партнера, это может иметь решающее значение для общего состояния вашей компании.