Что делать, если у Вас полиция с проверкой: алгоритм действий

Есть 3 причины, которые приведут сотрудников УЭБ и ПК в организацию:

• Не вызывающие доверия партнеры. Данный вид проверок довольно сложно предугадать. Здесь, как правило, к самой фирме у сотрудников ОБЭП претензий нет, но один из партнеров, с которыми работает компания, нарушил закон, и тем самым навлек «тень» и на тех, с кем он сотрудничает.

• Сектор, относящийся к разряду ненадежных. В этом случае проверку может вызвать определенная ситуация в регионе, например, «разборки» в криминальных кругах или теракты.

• Жалобы поставщиков/покупателей. Например, если покупатель подозревает, что алкоголь, продающийся в магазине, производится «кустарным способом», он вполне может написать заявление в ОБЭП, а сотрудники спецслужбы в свою очередь будут обязаны отреагировать на поступивший сигнал.

• Проверьте документы проверяющих. Сотрудники полиции обязаны предъявить свои служебные удостоверения, представиться и пояснить причину их прихода. Если сделать это они отказываются – можно смело вызывать полицию по 02. Данные удостоверения желательно сфотографировать и тщательно переписать всю содержащуюся в них информацию.

• Выясните основания проверки. Сотрудники полиции должны предъявить постановление о проведении обследования помещений, о проведении обыска (выемки). Из документа всегда можно выяснить причину интереса полиции к компании.

Если речь идет об обыске, рекомендуем выписать из документа дату постановления, данные следователя и краткую информацию об уголовном деле с основаниями для проведения следственных действий или получить копию данного документа.

Важно! Необходимо узнать у проверяющих ФИО их непосредственного руководителя и его телефон – не лишним будет позвонить ему и уточнить, действительно ли конкретные сотрудники направлены в компанию на проверку, а заодно уточнить ее основание.

• Убедитесь, что полиция не ошиблась. В документах о проведении проверки внимательно изучайте реквизиты (наименование организации, ОГРН, ИНН и др.). При несовпадении или даже незначительной ошибке в наименовании организации можно не пускать полицейских в офис. Даже если это чисто техническая ошибка (опечатка) и проверка в любом случае пройдет, появится дополнительное время на подготовку к визиту полиции.

• Отпустите домой сотрудников, если нет прямого запрета покидать помещение. Имеет смысл отпустить с работы большую часть сотрудников компании на время проведения полицейской проверки. Речь идет о рядовых сотрудниках, в присутствии которых нет необходимости. Для этого есть несколько причин:

• проверка – стресс для сотрудников, а самые слабые могут подвергнуться грубому психологическому воздействию;

• излишне общительные сотрудники, сами того не желая, могут поделиться с полицией чем-то «сокровенным», о чем проверяющим знать совсем не надо;

• в ходе проверки все равно отсутствуют условия для полноценной работы.

• Запишите действия полицейских на видео. Очень важно фиксировать все действия полицейских – записывать на камеру мобильного телефона или хотя бы на диктофон. В случае если проверяющие выйдут за пределы своих полномочий (будут осуществлять действия, которые не указаны в постановлении, например, копаться в шкафах в кабинете директора при осмотре помещений), записи послужат доказательством незаконных действий проверяющих. Их можно будет приложить к жалобе в вышестоящий орган полиции либо в прокуратуру.

• Отдавайте документы только по описи, и только если изъятие законно. Изъятие документов производится в присутствии руководителя организации (ее уполномоченного представителя) и 2-х понятых. При этом надо проследить, чтобы была составлена подробная опись изъятых документов и заверена обеими сторонами.

• Фиксируйте свои замечания и внимательно изучите протокол. Если есть хоть малейшие сомнения в законности тех или иных действий сотрудников полиции, необходимо записать замечания при составлении протокола обследования, а после – внимательно прочитать протокол. Он должен быть подписан всеми участниками, в том числе, уполномоченным представителем компании. Если в документе что-то записано неверно или вовсе не зафиксировано, также стоит внести и зафиксировать все замечания.

• Защищайтесь от фиктивных доказательств вины. Если проверка в компании инициирована конкурентом, не исключено, что в ход пойдут даже не совсем законные действия – например, полицейским намеренно «подкинут» компромат. В результате среди изъятых бумаг появится лишний документ, в компьютере – новый файл, в бухгалтерской базе – «левые» операции и т.п. Поэтому при изъятии следует обратить пристальное внимание на то, чтобы сотрудники полиции ограничили доступ к внутренним источникам электронных носителей (опломбировали системный блок). Бумажные документы надо тщательно упаковать в коробки, заклеить скотчем и опечатать, скрепив подписями присутствующих.

Полномочий у ОБЭП достаточно для того чтобы узнать о фирме все и даже больше. Проверки сотрудниками УЭБ и ПК считаются одними из самых строгих.

• Полномочия Управления экономической безопасности и противодействия коррупции (УЭБ и ПК) и действия сотрудников проверяющего органа регламентируются Законом от 18 апреля 1991 г. № 1026-1 «О милиции».

• Сотрудники органов внутренних дел во время проверки имеют право на:

• произведение опроса с использованием фотоаппаратов, диктофонов, полиграфа (детектора лжи) и т.п.;

• наведение справок, изучение документов, представляющих интерес;

• сбор образцов для сравнительного исследования (образцы крови, отпечатки пальцев, образцы волос, почерка и т.д.);

• осуществление проверочных закупок (мнимых сделок купли-продажи);

• осуществление негласной слежки за действиями подозреваемых;

• обследование зданий и помещений;

• произведение контролируемой поставки;

• контроль почтовых отправлений;

• прослушку телефонных звонков.

Важно! Категорически запрещено оказывать сопротивление сотрудникам проверяющего органа! Не забывайте, что сотрудники ОБЭП это оперативники, соответственно они вполне могут применять физическую силу и в крайних случаях табельное оружие.

В случае если физические меры воздействия сотрудники полиции применили в одностороннем порядке, то сотрудники фирмы смогут отстоять свои права в суде.

• Организовать удаленное хранение документов и информации. Хранить все документы, «первичку», налоговую и бухгалтерскую отчетность непосредственно в компании опасно.

• В отношении особо важных документов ввести режим коммерческой тайны. Процесс внедрения коммерческой тайны является весьма трудоемким (необходимо определиться с перечнем информации, разработать и утвердить специальные правила маркировки и хранения «секретных» документов, внести изменения в должностные инструкции сотрудников и др.), поэтому лучше заранее озаботиться защитой сведений.

• Хранить информацию на внешних носителях и удаленных серверах. Оптимально работать только с внешними носителями (в том числе серверами) и не хранить ничего на жестких дисках компьютеров. Сервер должен находиться в отдельном помещении. Для такой информации можно установить дополнительную защиту, а при необходимости быстро стереть сведения или перенести их на другой удаленный сервер.

• Не хранить в офисе документы и печати более одной компании. Когда в ходе проверки полиция находит в офисе или на складе компании печати разных юрлиц и предпринимателей, то у проверяющих сразу возникают подозрения в использовании схем минимизации налогов с участием фирм-однодневок. А значит, придется давать правдоподобные пояснения по поводу их происхождения.

• Установить систему видеонаблюдения в помещениях офиса, где расположены особо важные бумаги и финансовая документация. В случае прихода полиции в офис система будет фиксировать все действия проверяющих, в том числе незаконные.

• Провести инструктаж сотрудников. Необходимо рассказать всем и каждому, как вести себя на случай внезапного появления в офисе сотрудников полиции. Отдельным работникам надо дать четкое указание покинуть офис, а другим – всюду сопровождать проверяющих и фиксировать их действия.

• Найти хорошего адвоката. Настоятельно рекомендуем всегда иметь под рукой номер телефона квалифицированного адвоката, а еще лучше – заранее с ним договориться о том, что в час «Х» адвокат, имея доверенность и понимание существующих в компании бизнес-процессов, незамедлительно прибудет в офис.

• Заранее выяснить телефоны местных прокуратуры и УСБ. Они пригодятся в том случае, если сотрудники полиции допускают нарушения в офисе компании и никак не реагируют на замечания.

Вообще, это ошибка, которую сложно исправить, но если Вы почему-то решили хранить в офисе сверхнормативную «наличку», то сделайте хотя бы следующее (версии плохие, но хороших в такой ситуации нет):

• Храните наличность отдельно в конверте с пометкой «личные средства» и фразой директора (главбуха и т.д.): «Дома ненадежно и все годовые сбережения держу здесь».

• Также можно попытаться убрать наличность в личную сумку сотрудника – если речь не идет об обыске, то досматривать личные вещи полиция не вправе.

• Если еще не изъяты кассовые документы, то лучше срочно составить договор займа с директором (и естественно, оформить «приходник»).

• Если кассовые документы уже изъяты, то можно сказать, что это личные средства или заем, который не успели оформить.

Хранить на «белом» складе неучтенный товар, – не самое хорошее решение, проще обеспечить «левый» склад. Но если хватило смелости поместить на склад «неучтенку», а проверяющие ее обнаружили, то есть несколько обоснований на такой случай:

• «Не оприходовали по вине кладовщика или поставщика, он привез излишний товар, собираемся возвратить» (конечно, если Вы договоритесь с поставщиком об этой версии). Кстати, возможно, что этот товар действительно несогласованный, с какими-либо недостатками, не прошедший осмотр и т.д. То есть излишек не всегда свидетельствует о нарушении.

• «Опять склады перепутали, на другом складе сейчас недостача» (и быстро звоним на этот склад). Вообще, наличие нескольких складов – это основа для торговли (естественно, запас на каждом складе не должен превышать общий по организации).

• «Только что привезли» (при возможности согласования с поставщиком или подготовки относительно надежных накладных).

• «Это не наш товар, а на ответственном хранении» (только заранее подготовьте договор о возможности такого хранения с третьим лицом).