Минэкономразвития внесло в Правительство законопроект, которым предлагается перевести деловой документооборот в электронный вид.
В МЭР отмечают, что это позволит сэкономить бизнесу миллиарды рублей.
Сейчас законодательством закреплено обязательное хранение многих документов в бумажном виде и установлены длительные сроки их хранения (до 75 лет). Это приводит к значительным затратам организаций.
Законопроектом планируется ввести базовое регулирование долговременного хранения документов в электронном виде, создание возможности конвертации электронного документа в другой формат при сохранении его юридической значимости.
Предлагаются следующие нововведения:
1. Появится возможность создания дубликатов документов на бумажном носителе в электронном виде и дубликатов электронных документов на материальном носителе с сохранением дубликатом юридической значимости исходного документа;
2. Будет введена общая процедура создания дубликатов документов, при соблюдении которой юридическая значимость созданного документа будет равна исходному документу. При этом равнозначность обеспечивается путем соблюдения совокупности следующих условий:
а) создание дубликата лицом, ранее подписавшим исходный документ, аккредитованным лицом, или иными лицами, предусмотренными федеральным законом;
б) сохранение содержания и формы (визуального представления) исходного документа;
в) подписание дубликата усиленной электронной подписью или собственноручной подписью лица, позволяющей определить дату и время его подписания);
3. Предусматривается регулирование механизма конвертации электронных документов. Под этим подразумевается преобразование исходного электронного документа посредством изменения его формата с сохранением его содержания. Конвертированный документ является равнозначным исходному документу при соблюдении условий, установленных законопроектом.
4. Устанавливаются требования к осуществлению предпринимательской деятельности по созданию и хранению электронных дубликатов документов, предусмотрена государственная аккредитация такой деятельности;
5. Устанавливаются общие требования к порядку хранения электронных документов. Предусматривается порядок передачи электронных дубликатов документов при ликвидации аккредитованного лица, оказывающего услуги по хранению электронных документов, призванный исключить возможность утери таких документов;
6. Предусматривается возможность сокращения срока хранения исходных бумажных документов при создании их электронных дубликатов. При соблюдении требований к изготовлению дубликата и его хранению срок может быть сокращен до одного года (иные сроки могут быть предусмотрены федеральным законом, нормативным правовым актом Правительства России или нормативным актом Банка России).
Нормы законопроекта будут распространяться на все юридически значимые документы, если иное не будет установлено иными нормативными правовыми актами. В том числе станет возможным хранение в электронном виде следующих документов:
- Согласия на обработку персональных данных, отзыв таких согласий;
- Документы бухгалтерского учета;
- Документы, создаваемые кредитными организациями;
- Согласия на получение рекламы;
- Договоры о присоединении сетей электросвязи;
- Аудиторские заключения и др., пишет КЛЕРК.