Работодатели в добровольном порядке могут принять участие в проводимом Минтрудом эксперименте по внедрению электронных трудовых документов. По завершению тестового периода предполагается внесение изменений в трудовое законодательство для правового закрепления цифрового документооборота, пишет CNEWS.
Трудовой документооборот в цифровой плоскости
Министерство труда и социальной защиты России (Минтруд) с 1 октября 2020 г. запустит на своем портале новую экспериментальную подсистему для работодателей, которая позволит управлять оборотом электронных трудовых документов через личный кабинет. Эксперимент проводится в рамках расширения возможностей информационно-аналитического портала вакансий Минтруда «Работа в России».
Для работодателей участие в эксперименте по внедрению электронного документооборота будет доступно с применением своих информационных систем или с использованием ИС портала «Работа в России». Ключевая разница заключается в том, что в первом случае работодателю придется использовать усиленную квалифицированную или неквалифицированную электронные подписи сотрудника, в то время как на госпортале допускается простая электронная подпись работника, ключ к которой выдается на госуслугах.
Соответствующий проект постановления Правительства России опубликован на портале проектов правовых актов и находится в стадии общественного обсуждения. Тестирование системы проводится в соответствии с законом №122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой», подписанным Президентом России Владимиром Путиным 24 апреля 2020 г. Закон устанавливает сроки проведения эксперимента по внедрению электронных трудовых документов в период с 5 мая 2020 г. по 31 марта 2021 г.
На Минтруд возложена обязанность «методического сопровождения деятельности работодателей в процессе тестирования системы», сказано в документе. По итогам в срок до 30 ноября 2020 г. ведомство должно представить Правительству отчет о результатах эксперимента и предложения по соответствующим изменениям законодательства с учетом мнения трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений. По итогам изучения отчета и при необходимости Правительство может продлить сроки проведения эксперимента.
Финансирование эксперимента проводится в рамках нацпроекта «Цифровая экономика» и коррелирует с федеральными проектами «Нормативное регулирование цифровой среды» и «Цифровое государственное управление».
В декабре 2019 г. CNews сообщал о том, что Владимир Путин подписал закон о постепенном отказе от бумажных трудовых книжек. Изменения вступили в силу с начала 2020 г., и уже с января 2021 г. работодатели будут обязаны оформлять новых работников исключительно по электронным трудовым книжкам. Согласно расчетам Минтруда, это снизит затраты бизнеса на работу отдела кадров в три раза.
В апреле 2020 г. CNews со ссылкой на информацию Минкомсвязи сообщил о том, что работники с электронными трудовыми книжками отныне могут получить выписку из них в своем профиле на портале госуслуг. Выписка подтверждается цифровой подписью Пенсионного фонда России и считается действующим юридическим документом.
Степень экспериментальной цифровизации определит работодатель
Основная цель проведения эксперимента в системе «Работа в России» сформулирована в проекте постановления как «создание, использование и хранение электронных документов, связанных с работой». Участие в эксперименте для работодателей позволяет им протестировать быстрый перевод сотрудников в режим удаленной работы с минимизацией очного контакта между ними.
По условиям эксперимента, в электронную форму могут быть переведены такие внутренние трудовые документы как приказы о найме и увольнении, трудовые договоры, распоряжения и локальные нормативные акты. В настоящее время вне рамок эксперимента имеется список трудовых документов, которые в обязательном порядке должны быть представлены на бумажных носителях, а именно трудовой договор, ученический договор, договор о полной и материальной ответственности, заявление об увольнении и другие.
Проект постановления предусматривает определение нормативного порядка создания, использования и хранения электронных трудовых документов в виде дополнительного подраздела правил создания, ведения и модернизации системы «Работа в России».
Система «Работа в России» в процессе эксперимента обеспечит электронный обмен сведениями для регистрации безработных, назначений и выплат пособий по безработице без посещения службы занятости.
Предполагается, что в федеральный сегмент системы «Работа в России» дополнительно будут включены такие подсистемы как «Анализ трудоустройства граждан», «Взаимодействие между образовательными учреждениями, работодателями и студентами/выпускниками при организации стажировок и практик посредством электронного документооборота», «Трудоустройство лиц, испытывающих трудности в поиске работы», а также «Организация всестороннего сетевого общения зарегистрированных пользователей».
Для работодателей эксперимент подразумевает добровольное участие при подаче заявления в Минтруд, с самостоятельным определением срока его начала. Работодатели, не принимающие участие в эксперименте, обязаны вести электронный документооборот с соблюдением требований законодательства об электронной подписи, говорится в документе.
Организации смогут сами определять перечень документов и отделы, где будет производится внедрение электронных документов взамен бумажных. Сотрудников придется предупредить о проведении эксперимента за месяц, при этом каждый из них может подать письменное заявление об отказе от участия.
Ознакомление работника с электронными трудовыми документами осуществляется работодателем в рабочее время. Расходы на ведение электронных трудовых документов, включая приобретение и применение электронной подписи работника, несет работодатель, отмечается в проекте постановления.
Проект также подразумевает разработку и внедрение подсистемы «Электронный кадровый документооборот» для создания и хранения трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от производства и иных трудовых электронных документов. Работники также получат доступ в личные кабинеты системы «Работа в России», где смогут ознакомиться с размещенными работодателем электронными трудовыми документами.